Daten Und Dokumentenmanagement​

Die Daten- und Dokumentenverwaltung ist ein Dienst, der die Organisation, die Speicherung, den Abruf und den Schutz von digitalen Informationen und physischen Dokumenten umfasst. Sie umfasst verschiedene Prozesse und Technologien, um eine effiziente Handhabung und Kontrolle von Daten und Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus zu gewährleisten. Für die meisten der unten beschriebenen Dienstleistungen setzen wir maßgeschneiderte KI-Tools ein, um Prozesse zu automatisieren und so die Kosten erheblich zu senken.

Dateneingabe/Datenpflege

Dateneingabe

Ausgewählte KI-Tools ermöglichen die effiziente Eingabe von Daten aus verschiedenen Quellen – Papier, Formulare und digitale Dateien – mit Methoden wie OCR und automatischer Erfassung.

Datenvalidierung

KI prüft die Richtigkeit und Vollständigkeit von Daten, indem sie Eingaben mit Quelldokumenten vergleicht und automatische Validierungsprüfungen durchführt.

Datenbereinigung

KI bereinigt und formatiert Daten, entfernt Duplikate und korrigiert Inkonsistenzen, um die Einheitlichkeit zu gewährleisten.

Datenkonvertierung

KI erleichtert die Konvertierung von Daten aus physischen in digitale Formate und die Übertragung zwischen Softwareanwendungen.

Sortieren und Kategorisieren von Daten

KI kategorisiert und organisiert Daten anhand von Kriterien und hilft bei der Verschlagwortung zum leichteren Auffinden.

Datenbankpflege

KI-Tools aktualisieren und pflegen bestehende Datenbankeinträge, um sicherzustellen, dass die Informationen aktuell und korrekt sind.

Datenextraktion

KI hilft bei der Extraktion spezifischer Informationen aus Dokumenten zur schnellen Eingabe in Systeme.

Qualitätssicherung

KI prüft eingegebene Daten auf ihre Richtigkeit, identifiziert Fehler und stellt Qualitätsstandards sicher.

Berichterstellung

KI generiert aus den eingegebenen Daten strukturierte Berichte und visuelle Darstellungen, wie Diagramme und Schaubilder.

Datensicherheit und Vertraulichkeit

KI gewährleistet die Datensicherheit durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, um sensible Informationen zu schützen.

4-Augen-Kontrollen​

Das „Vier-Augen-Prinzip“

 das von ausgewählten KI-Tools unterstützt wird, stellt sicher, dass zwei Personen kritische Aktionen überprüfen und genehmigen, um die Sicherheit zu erhöhen.

Genehmigungsprozess

KI verfolgt Aktionen und schreibt vor, dass Aufgaben wie Finanztransaktionen von mindestens zwei autorisierten Personen genehmigt werden müssen.

Überprüfung und Verifizierung

KI automatisiert die anfänglichen Arbeitsabläufe, fordert die zweite Person zur Überprüfung von Aufgaben auf und minimiert Fehler durch die Erkennung von Anomalien.

Dokumentenprüfung

KI vergleicht Transaktionsdetails mit Belegdokumenten, um die Genauigkeit der Überprüfung sicherzustellen.

Systemzugriffskontrolle

KI verwaltet Zugriffsanfragen und benachrichtigt eine zweite autorisierte Person, um den Zugriff zu genehmigen oder zu verweigern und so das Risiko einer unbefugten Nutzung zu verringern.

Konfigurationsänderungen

KI analysiert vorgeschlagene IT-Änderungen im Hinblick auf die Einhaltung von Sicherheitsstandards und liefert Erkenntnisse, bevor die zweite Person die Implementierung genehmigt.

Einhaltung von Richtlinien und Verfahren

KI prüft Aktionen anhand festgelegter Richtlinien und macht den zweiten Prüfer auf Probleme bei der Einhaltung aufmerksam.

Fehlererkennung und -minderung

KI verbessert die Fehlererkennung, indem sie potenzielle Fehler und Unstimmigkeiten zur Überprüfung vor der Genehmigung kennzeichnet.